Per gestire una società americana, come la filiale americana della vostra società Italiana, la casa madre, serve impostare la gestione degli adempimenti fiscale e degli adempimenti amministrativi, oltre a quella delle relative scadenze, sia a livello federale sia a livello statale.
A livello amministrativo la vostra società può essere tenuta a trasmettere un filing amministrativo negli stati in cui la società è registrata. I filing amministrativi non comportano il pagamento di tasse, ma sono semplici filing a fini informativi, che hanno lo scopo di riportare determinate informazioni societarie agli stati in cui si è registrati.
In America, la compliance societaria delle LLC è diversa da quella delle corporation ma in entrambi i casi non presenta complessità straordinarie finchè ci si limita alla compliance della gestione ordinaria. Molto importante preparare sempre le minute delle assemblee soci e le resolution del Board of Directors per tutte le attività e le decisioni di gestione ordinaria della società. Tenere aggiornato il libro soci e avere sottomano tutti i certificati azionari debitamente firmati.
Importante anche avere completato e presentato al Treasury Department le dichiarazioni sui beneficiari ultimi della società [e aver presentato gli aggiornamenti se del caso]
A livello di gestione fiscale serve monitorare:
Fiscalità Federale: La società dovrà presentare le estimated tax ogni anno. Quindi gli anticipi tasse in corso d’anno in occasione di 4 scadenze: 15 aprile, 15 giugno, 15 settembre e 15 dicembre. In questo caso, se la società sta generando utili deve versare un anticipo tasse al fisco americano. La dichiarazione dei redditi a fine anno, invece, andrà presentata entro il 15 aprile. E se non si fa in tempo entro questa scadenza si può chiedere una proroga [extension] che posticipa la scadenza al 15 ottobre. Anche in caso di proporga, comunque, serve versare la stima delle tasse dovute per l'anno in corso.
Fiscalità Statale: Tutti gli adempimenti fiscali a livello federale hanno un loro omologo a livello di fiscalità statale per cui servirà versare le estimated tax anche negli stati in cui servirà poi presentare la dichiarazione dei redditi. A monte, molto importante negli obblighi di gestione fiscale delle società USA, va determinato in quali stati la società dovrà essere registrata e in in quali stati servirà pagare le tasse sul reddito.
Serve impostare la gestione della sales tax anche nel caso in cui non si debba raccogliere e versare la sales tax. Questo per poter comprovare la vendita in esenzione da sales tax.
Sempre a livello fiscale, serve determinare in quali stati americani si deve raccogliere la sales tax in sede di vendita e in quali stati presentare la dichiarazione della sales tax e versare la sales tax allo stato [e anche con quale scadenza visto che le dichiarazioni della sales tax possono avere frequenza mensile, trimestrale, o anche annuale]
In tutti gli stati nei quali si deve raccogliere la sales tax, serve effettuare la registrazione della filiale americana con il dipartimento statale che gestisce la sales tax [i nomi variano a secondo dello stato] e ottenere il numero di registrazione per la sales tax.
Appositi certificati sono i documenti di appoggio per certificare le vendite esenti da sales tax. Questi certificati vanno richiesti al cliente e vanno conservati. Le due tipologie specifiche di certificati sono:
A secondo dei casi di esenzione specifici il cliente fornirà l'uno o l'altro certificato. Serve quindi impostare la gestione della sales tax anche nel caso in cui non si debba raccogliere e versare la sales tax.
La registrazione di una società a livello statale ai fini della sales tax è un passaggio essenziale per operare legalmente negli Stati Uniti. Ogni Stato richiede alle aziende che effettuano vendite tassabili ai fini della sales tax di ottenere un sales tax permit o seller’s permit prima di iniziare l’attività.
L’obbligo di registrazione per ottenere il numero di sales tax scatta quando l'azienda crea un nexus fiscale, fisico o economico, nello Stato (uffici, magazzini, dipendenti o superamento di determinate soglie di vendite, etc) La registrazione statale consente di riscuotere la sales tax dai clienti in sede di vendita e di versarla poi allo stato in sede di dichiarazione mensile della sales tax. La mancata registrazione comporta sanzioni, interessi e responsabilità monetarie retroattive.
La procedura di registrazione ai fini della sales tax avviene generalmente online, tramite il Dipartimento delle Entrate dello Stato competente. È necessario fornire informazioni societarie, dati dei responsabili e una descrizione dell’attività. Una volta approvati, lo Stato assegna un numero di registrazione fiscale, il cosiddetto Numero di Sales Tax. Da quel momento la società è tenuta a presentare le dichiarazioni periodiche (mensili, trimestrali o annuali) della sales tax a livello statale.
Una corretta registrazione è fondamentale per garantire la compliance fiscale e la continuità operativa della società nel mercato statunitense. Da notare che serve fare una registrazione ai fini della sales tax in ogni stato in cui la società ha creato nexux [nexus fisico o nexus economico]
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