I certificati di esenzione dalla Sales Tax: Come evitare sanzioni per il mancato pagamento della tassa

Se non si riscuote la Sales Tax su una vendita imponibile, è necessario convalidare l'esenzione raccogliendo un certificato di esenzione o un certificato di rivendita dal proprio cliente. In caso contrario, potreste risultare responsabili per le tasse non riscosse, oltre a relative sanzioni ed interessi per il mancato pagamento della sales tax dovuta.

Un certificato di esenzione o di rivendita è un documento che identifica l'impresa o l'individuo che effettua l'acquisto esente sa sales tax, nonché il motivo dell'esenzione. Come venditore, spetta a voi richiedere il certificato necessario ai vostri clienti, assicurarvi che sia valido, conservarlo e rinnovarlo/aggiornarlo quando necessario. I certificati di esenzione inesatti, non validi o mancanti sono spesso la principale causa di riscontri negativi in caso di audit. Alcuni consigli per la gestione dei certificati di esenzione fiscale dalla sales tax che possono aiutarvi a prevenire inconvenienti con le varie agenzie delle entrate in America:

• 1. Comprendere quali sono i vostri obblighi in materia di sales tax: Serve fare una analisi preventiva per capire se i vostri prodotti sono soggetti alla sales tax oppure esenti;
• 2. Raccogliere un certificato di esenzione da ogni cliente al momento della vendita: Assicuratevi di ottenere la documentazione appropriata ogni volta che effettuate una transazione esente da Sales Tax;
• 3. Convalidare immediatamente i certificati di esenzione dalla Sales Tax: Una rapida verifica può prevenire problemi futuri, garantendo che il certificato sia corretto e conforme alle leggi vigenti;
• 4. Rinnovare i certificati in anticipo: Mantenete un calendario delle scadenze e iniziate il processo di rinnovo con largo anticipo per evitare interruzioni;
• 5. Conservare i certificati in un luogo sicuro e facilmente accessibile: Garantire una corretta archiviazione facilita l'accesso in caso di controlli o audit, proteggendo la vostra azienda da possibili sanzioni in relazione al mancato pagamento della Sales Tax.

Aggiornamento nell'attività di compliance della sales tax e nella gestione dei certificati di esenzione

Anche la normativa sulla gestione dei certificati di esenzione dalla sales tax è soggetta ad aggiornamenti continui e questo impone di esercitare la massima attenzione nelle attività di compliance relative alla sales tax.

Dalla fine del 2024, ad esempio, lo stato dell'Iowa ha introdotto un nuovo certificato di esenzione che ha eliminato il limite triennale precedentemente applicabile ai cosiddetti “blanket exemption certificates” nei casi in cui tra acquirente e venditore sussista un rapporto commerciale ricorrente.

Per rapporto commerciale ricorrente si intende la relazione tra un acquirente e un venditore in cui l’acquirente effettua almeno un acquisto all’anno presso lo stesso venditore.

Il blanket exemption certificate consente invece di coprire più transazioni tra le stesse parti, evitando la necessità di presentare un nuovo certificato per ogni singola operazione di vendita, purché il rapporto commerciale mantenga carattere di continuità.