In America la tenuta della contabilità può avvenire sia per cassa sia per competenza. La tenuta della contabilità per cassa è sicuramente più semplice ma non permette di registrare correttamente molte poste contabili tipiche del bilancio: Ammortamenti, crediti, debiti, ratei, risconti etc
La contabilità per cassa si adatta a situazioni operative dove, ad esempio, non esiste un magazzino, come le società di consulenza. Superate certe soglie di fatturato consigliamo sempre di tenere la contabilità con il metodo per competenza.
Nel metodo per cassa, i ricavi sono rilevati esclusivamente nel momento in cui il denaro viene effettivamente incassato. La società riconosce il reddito nel momento in cui l’incasso avviene, a prescindere da quando il bene o il servizio è stato effettivamente fornito. Questo approccio offre un modo più semplice per monitorare i flussi di cassa in entrata e non genera discrepanze tra l’ammontare dei ricavi rilevati e l’ammontare del denaro effettivamente incassato.
I costi vengono rilevati solo quando sono pagati, e non quando sono sostenuti. Ciò significa che una fattura non compare nelle scritture contabili fino al momento del pagamento. Ad esempio, se una società riceve una fattura per servizi in gennaio ma paga tale fattura in febbraio, il costo sarà rilevato in febbraio.
La contabilità per competenza è un metodo contabile che rileva i ricavi nel momento in cui essi sono maturati, cioè quando il bene o il servizio è stato fornito al cliente e vi è una ragionevole aspettativa di incasso. Questo approccio segue il principio secondo cui gli eventi economici devono essere riconosciuti nel periodo in cui si verificano, indipendentemente dal momento in cui avviene l’incasso.
In questo metodo, la rilevazione dei ricavi non dipende dalla tempistica delle transazioni monetarie. I ricavi vengono registrati quando il processo di generazione del reddito è completato e l’impresa ha adempiuto alle proprie obbligazioni nei confronti del cliente. Questo metodo è particolarmente importante per le aziende che vendono beni o servizi a credito o che operano con contratti di lunga durata, perché assicura che i ricavi siano imputati al periodo in cui sono effettivamente maturati.
Analogamente, i costi sono rilevati quando sono sostenuti, e non quando vengono pagati. Se l’impresa riceve beni o servizi in un determinato periodo, il costo correlato viene riconosciuto in quello stesso periodo, anche se il pagamento avviene successivamente. Questo abbinamento tra costi e ricavi è il cuore della contabilità per competenza.
Nella contabilità per cassa, i ricavi sono riconosciuti solo quando il denaro è fisicamente incassato.
La contabilità per competenza riconosce i ricavi nel momento in cui essi sono maturati – tipicamente quando il bene è consegnato o il servizio è prestato – a prescindere dal momento dell’incasso.
Allo stesso modo, i costi nel metodo per cassa sono rilevati solo al momento del pagamento, mentre nella contabilità per competenza sono rilevati quando vengono sostenuti.
La contabilità per cassa è più semplice e più facile da implementare. Non richiede sistemi contabili complessi o una tenuta dei registri particolarmente articolata. La contabilità per competenza è più sofisticata e richiede sistemi più strutturati per monitorare crediti verso clienti e debiti verso fornitori.
La contabilità per competenza rispetta il principio di competenza economica, secondo il quale i costi devono essere abbinati ai ricavi che contribuiscono a generare nello stesso periodo di rendicontazione. Questo produce una rappresentazione più accurata della performance economico-finanziaria. La contabilità per cassa non segue questo principio.
I conti crediti verso clienti e debiti verso fornitori sono elementi fondamentali della contabilità per competenza. Questi conti consentono di monitorare le somme dovute dai clienti e quelle dovute ai fornitori.
Nella contabilità per cassa tali conti non vengono utilizzati, poiché le transazioni sono registrate solo quando avviene il movimento di cassa, senza rilevare crediti o debiti pendenti.
Per le imprese che operano con progetti o contratti di lunga durata, come ad esempio costruzioni o sviluppo software, la contabilità per competenza offre un livello di dettaglio e di analisi superiore. Questo metodo consente di riconoscere progressivamente quote di ricavo e i relativi costi man mano che il progetto avanza.
Con la contabilità per cassa, invece, l’impresa potrebbe dover attendere anni prima di rilevare i ricavi, poiché sarebbero registrati solo al momento dell’incasso, senza alcun riconoscimento incrementale lungo la durata del contratto.
La contabilità per cassa può essere ammessa per entità di piccole dimensioni, ma di norma non è accettata per bilanci soggetti a revisione contabile o per rendicontazioni redatte secondo GAAP o IFRS.
Il metodo contabile adottato può incidere in modo significativo sul carico fiscale. Nella contabilità per cassa, i ricavi non diventano imponibili fino a quando non vengono incassati, e i costi non sono deducibili fino a quando non vengono pagati. Questo consente un certo margine di manovra nella gestione del reddito imponibile: in teoria, la società potrebbe posticipare l’incasso di un pagamento per rinviare la tassazione del relativo ricavo al periodo successivo.
Quando i clienti pagano in anticipo beni o servizi, la contabilità per competenza registra tale incasso come ricavo non ancora maturato (unearned revenue), ossia come passività, fino a quando il servizio non viene reso o il bene consegnato.
Nella contabilità per cassa, questi pagamenti sono invece rilevati immediatamente come ricavi. In questo caso, la contabilità per cassa non tiene conto del fatto che l’impresa ha ancora un’obbligazione da adempiere (cioè fornire il bene o il servizio che il cliente ha già pagato)
La contabilità per competenza utilizza sia ratei sia risconti per assicurare che ricavi e costi siano rilevati nei periodi di competenza corretti. Tra i ratei rientrano, ad esempio, salari maturati ma non ancora pagati o interessi attivi maturati e non ancora incassati; tra i risconti rientrano i costi prepagati e i ricavi non ancora maturati. Entrambe le tipologie di scritture servono a registrare ricavi e costi prima che avvenga l’effettiva transazione monetaria.
Nella contabilità per competenza, il costo delle immobilizzazioni materiali e immateriali viene ripartito lungo la loro vita utile attraverso le quote di depreciation o amortization. In questo modo i costi sono imputati ai periodi che traggono beneficio dall’utilizzo dell’attività, distribuendo nel tempo l’onere dell’investimento.
Nella contabilità per cassa, invece, il costo dell’attività viene generalmente rilevato per intero al momento dell’acquisto. Questo può distorcere significativamente il risultato economico, concentrando un costo molto elevato in un solo esercizio e lasciando pochi o nessun costo correlato negli esercizi successivi.
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