Impostare un sistema di gestione e controllo delle filiali americane di società italiane

ExportUSA offre un servizio di supporto per impostare il controllo di gestione della vostra filiale americana: Gestione della contabilità secondo le regole contabili vigenti in America [GAAP - Generally Accepted Accounting Principles], controllo degli adempimenti fiscali ed amministrativi, supporto per la gestione della compliance societaria, analisi ed evidenziazione dei profili di rischio potenziali della filiale USA, analisi del nexus statale sia per ciò che riguarda la tassazione sul reddito sia per ciò che riguarda la sales tax.

Con ExportUSA avrete la fotografia completa della situazione contabile, fiscale, e amministrativa della vostra filiale americana. Avrete anche il calendario degli adempimenti fiscali ed amministrativi per l'America e sarete in grado di decidere a ragion veduta come importare la gestione ed il controllo per tutte le attività future.

Inoltre, possiamo impostare un corso di contabilità americana per il dipartimento amministrazione della casa madre italiana in modo da permettere il controllo della gestione della contabilità della filiale USA, e per familiarizzare il personale italiano sull'uso dei gestionali di contabilità più comuni in America [ad esempio QuickBooks]
 

Come sorge, tipicamente, la necessità di impostare un controllo sulla gestione della vostra filiale americana

Nel corso degli anni la filiale americana della vostra società è cresciuta: il fatturato è aumentato, avete assunto del personale americano, la contabilità della vostra filiale è stata affidata ad un commercialista americano che si occupa anche di preparare e presentare la dichiarazione dei redditi negli USA.

Le vendite sul mercato americano, una volta confinate ad uno o due stati, adesso toccano più stati. Avete assunto diversi agenti di vendita che coprono aree distinte del mercato americano ciascuna con decine di clienti. Oltre agli agenti vostri dipendenti avete anche dei distributori per coprire gli stati americani meno importanti per la vostra filiale.

Per la logistica inizialmente vi appoggiavate al magazzino di un distributore mentre ora avete un vostro magazzino da cui servite tutti gli stati Americani. Oppure di magazzini ne avete due perchè volete servire bene anche i clienti localizzati nella costa ovest, soprattutto in California.

La governance della filiale americana è affidata allo stesso commercialista americano che si occupa della contabilità e della dichiarazione dei redditi e che provvede anche alle incombenze amministrative della filiale come ad esempio i filing amministrativi annuali, la preparazione delle delibere del board of director della filiale, e le delibere dell'assemblea soci.

Un articolo di ExportUSA vi ha poi messo in allarme: Vi siete resi conto che nessuno dei dirigenti della società italiana è in possesso di un visto per poter lavorare negli Stati Uniti per periodi estesi, al di la dei canonici 90 giorni dell'ESTA. Serve gestire anche questo profilo di rischio nel caso diventi necessario prendere in mano direttamente la gestione della filiale USA [è già capitato ad almeno due dei nostri clienti, uno dei quali una grossa società multinazionale]

Le attività della filiale americana diventano sempre ampie ed il fatturato comincia ad essere importante. Si percepisce la necessità di avere visibilità sulle attività del mercato americano e di avere il controllo della gestione della vostra filiale USA

Forse state per vendere un ramo d'azienda, oppure state per finalizzare voi un'acquisizione, oppure il consiglio di amministrazione o qualche socio importante ha cominciato a porre domande sulla gestione delle attività negli Stati Uniti. Si profila un'audit della società italiana che, giocoforza, coinvolgerà anche gestione e struttura della vostra filiale negli Stati Uniti. Sorge qualche dubbio e vi domandate se:

• La gestione della filiale americana è sotto controllo;
• La contabilità USA è tenuta correttamente ed è sempre aggiornata;
• Le incombenze amministrative della società americana sono seguite con attenzione;
• La gestione del personale americano può esporvi a rischi che non avete considerato;
• A livello di tassazione si sia in compliance con la fiscalità federale ma anche con la fiscalità dei vari stati.

Ma poi quali stati? Ci si chiede in quali stati americani diventa obbligatorio presentare la dichiarazione dei redditi.

Sempre sul sito di ExportUSA avete letto un altro articolo dove si dice che in America esiste questo concetto, il nexus, tipico del sistema di tassazione americano che va ben oltre il semplice concetto di stabile organizzazione e che rende la fiscalità americana molto più difficile da gestire.

Avete poi seguito un webinar di ExportUSA in cui si parlava di sales tax e vi è venuto il dubbio che la gestione della sales tax possa non essere in compliance. 

Magari poi in realtà la gestione della vostra filiale americana è perfetta, ma vorreste esserne sicuri. Le attività, i carichi amministrativi, il fatturato del mercato americano sono aumentati a tal punto che serve impostare il controllo della vostra filiale per gestire il rischio operativo, finanziario, contabile, e amministrativo della vostra filiale.

ExportUSA offre supporto per svolgere una analisi della situazione ed impostare un robusto sistema di controllo e gestione della vostra filiale americana. Contattateci perché come dice sempre un nostro cliente: "meglio diventare rossi adesso che bianchi dopo"..