Come comportarsi durante incontri e riunioni di lavoro negli Stati Uniti

Le cose da sapere, da fare e da non fare quando si interagisce per lavoro con gli americani: durante una trattativa di affari oppure un incontro di lavoro in America con potenziali clienti




 

Mettere a proprio agio l'interlocutore americano durante un incontro di affari o una trattativa di lavoro è la regola numero uno per avere successo in America [in realtà poi in qualunque paese]

Una lista di suggerimenti utili per non commettere errori irreparabili negli incontri di lavoro in America

Il problema che abbiamo con gli americani è che pensiamo di conoscerli e pensiamo che siano esattamente come noi. In fin dei conti perchè no? Li vediamo praticamente ogni sera in televisione o su Netflix da anni: nei film, nei telefilm, nelle news.. Vediamo e sentiamo così spesso gli americani che pensiamo di conoscerli. Errore fatale perchè un conto sono i telefilm e altra cosa è la realtà. La nostra esperienza pluridecennale nel lavorare e trattare con uomini d'affari americani ci spinge a condividere alcuni suggerimenti utili a chi si trova a viaggiare per lavoro in America.

 

Non esiste un concetto unitario di "America"

Esistono aree geografiche ben distinte all'interno degli Stati Uniti con spiccate caratteristiche culturali e di gestione dei rapporti interpersonali e di lavoro

Esattamente come il portato culturale di un imprenditore siciliano è completamente diverso da quello di un imprenditore della Val D'Aosta, così anche in America bisogna essere consci che un americano della Louisiana è molto diverso da un americano del Wisconsin. Come sembra essere in tutto il mondo, gli americani degli stati del nord sono più freddi e riservati. Parlano di meno e sembrano imperscrutabili. Ma non è vero: serve solo più tempo perchè si sciolgano. Il consiglio quando si ha a che fare con un americano negli stati del nord è quello di stare più abbottonati. Lasciate che sia lui o lei a dare confidenza.

 

In un incontro di lavoro in America mai parlare di politica, religione o sesso

Soprattutto agli inizi suggeriamo di evitare argomenti che possono essere controversi per loro natura

In realtà non è vero che non si possa parlare di religione politica e sesso con gli americani. Solo che non è il caso di farlo prima che vi siate conosciuti bene. Mentre in Italia posso anche fare una battuta un pò salace al primo incontro, in America è meglio evitare.

 

Quindi di cosa si parla al primo incontro con i nostri interlocutori americani?

Beh di sicuro vi verrà chiesto come è andato il viaggio. Gli americani sono un popolo che si porta dietro una grande storia di viaggi e di esplorazione. Pensiamo alla conquista del West. Chiedere ad un ospite che arriva dall'Italia come è andato il viaggio è un must ! Quindi rispondete descrivendo i momenti salienti del viaggio. Gli americani poi hanno un grande ammirazione per l'Italia e per la sua storia per cui se sono stati in Italia di sicuro vi racconteranno del loro viaggio.

Presentare la propria famiglia è un'altro argomento top. Nei preliminari che rompono in ghiaccio trovate il modo di raccontare che vostro figlio vi ha chiamato la mattina presto dall'Italia per dirvi che ha vinto la gara di nuoto e se avete una foto mostratela. Parlando del viaggio e della famiglia avrete costruito un'ottima base per poi passare a parlare di lavoro.

 

Non c'è mai una seconda occasione per fare una [buona] prima impressione

Stretta di mano, distanza e abbigliamento

• Stretta di mano si.
• Abbraccio, pacca su spalla e bacio su guancia no.
• Ogni popolo sembra avere degli usi molto precisi riguardo alle distanze da tenere. In America la distanza di sicurezza è la lunghezza del braccio: meno di quello e siete troppo vicini.
• Al primo incontro meglio essere formali. Non dico come se si andasse ad un matrimonio ma comunque ci siamo capiti.

La dimensione temporale in America

Se in un incontro d'affari in America cominciate a dire "penso di fare..."; "sto per fare.."; "farò questo e quello.." la risposta sarà "Torna quando lo hai fatto" Sul lavoro gli americani sono molto concreti: parliamo di cose che ci sono, qui e adesso. Del futuro parliamo quando sarà presente.

 

Preparare un incontro di lavoro con potenziali clienti americani

Lo stesso senso di concretezza si riflette anche nel fatto che gli incontri di lavoro vanno preparati: nelle email di preparazione proponete sempre una agenda con la scaletta degli argomenti da discutere magari facendo riferimento alle cose dette fino a quel punto.

 

Messaggi sulla segreteria telefonica

Non lasciate mai messaggi del tipo "Buongiorno sono il Signor Rossi. Mi può chiamare?" Spiegate sempre il motivo della chiamata: "Buongiorno sono il Signor Rossi della ROSSI SRL di Milano in Italia. Mi può chiamare? Volevo discutere con lei i prezzi della logistica che mi ha mandato ieri"

In chiusura del messaggio in segreteria lasciare sempre un numero telefonico o una mail dove poter essere richiamati o raggiunti.

 

Follow up degli incontri di lavoro e email

Dopo un incontro mandate sempre una mail di follow up con un breve riassunto di quanto si è detto e con una indicazione del prossimo passo da fare. Mantiene chiarezza nella trattativa d'affari ed il vostro interlocutore americano lo apprezzerà. Una mail di questo tipo ad esempio:

"
Caro John,

È stato un piacere fare la tua conoscenza lo scorso Lunedì durante la visita negli uffici della JOHN CORP. a Austin.

Ti invio di seguito un breve riassunto di quello che ci siamo detti. Sentiti libero di integrare o modificare nel caso mi sia perso qualcosa.

Come d'accordo, aspetto di ricevere da te il pricing per i tuoi servizi di logistica.

Thank you again.

Best Regards,
Mario Rossi
"

In calce ai messaggi email inserire sempre la firma con il nome e con gli estremi per poter essere ricontattati [telefono, email, indirizzo, nome della ditta, indirizzo sito web]

 

La fiducia è preziosa. Per un americano la fiducia è tutto

Non fate promesse che non siete in grado di mantenere. Meglio, molto meglio, dire "Adesso non lo so. Ma fra una settimana ti saprò dare la risposta" piuttosto che improvvisare.  Una volta persa la fiducia da una controparte americana sarà molto difficile riconquistarla.

 

Risposte, invio materiali, informazioni

Nei rapporti di lavoro e nelle trattative con clienti e fornitori americani il tempo di reazione deve essere veloce. Non possono passare settimane per una quotazione o per una risposta.

 

Presentazioni e "Leave Behind"

Abbiate una presentazione aziendale pronta oppure una proposta su carta di quello che avete presentato durante il vostro incontro di lavoro in America. Sarà una àncora utile per riprendere il discorso ed approfondirlo.. una base da cui partire ed un modo per far si che sia più facile ricordarsi di voi e della vostra azienda.

Su questa pagina del sito di ExportUSA potete trovare dei consigli su come preparare vari tipi di presentazioni da usare in America

 

Biglietti da visita: in America darli o non darli?

Il biglietto da visita è sempre stato il cardine delle relazioni di lavoro ed è ancora certamente così per cui serve averli, di sicuro. Però l'uso del biglietto da visita in America sta cambiando: se prima di un incontro di persona vi siete già incontrati virtualmente [ad esempio perchè avete già corrisposto via email e nella mail c'erano le firme con tutti i dettagli di contatto] allora quando ci si incontra di persona è raro scambiarsi un biglietto da visita.

Se c'è una riunione cui partecipano più persone, e con alcune di queste non avete mai trattato prima, allora lo scambio dei biglietti da visita diventa un must e a quel punto lo darete a tutte le persone che sono in riunione con voi anche a quelle con cui avete già corrisposto prima via email.

 

Inviti a casa, golf, Domenica

Se il vostro interlocutore vi invita a casa per pranzo o cena è buona norma portare qualcosa con sè [bottiglia di vino o fiori vanno benissimo]. Non è però una cosa che tutti si aspettano: potete presentarvi anche senza portare nulla. Non portare regali come profumi o accessori alla padrona di casa: troppo personale. Il golf è uno sport popolare ed un'occasione per parlare di business in America.

In America è davvero molto raro parlare di business o fare un incontro di lavoro la Domenica.