Come funziona la sales tax: Un caso pratico di applicazione e gestione della Sales Tax in America

È importante svolgere una analisi preventiva stato per stato per capire se i vostri prodotti sono esenti da sales tax e in quali stati. Ai fini della applicazione della Sales Tax vanno considerati sia lo stato in cui avviene la vendita sia la tipologia di prodotto sia le caratteristiche dell'acquirente.

Quello che segue è lo scambio di email tra ExportUSA ed un cliente che sta cominciando a vendere in America e vuole capire come comportarsi ai fini della sales tax.

La domanda del Cliente:

"Buongiorno Gaia,

quando la XXX Corp [ndr: si tratta della filiale americana di proprietà della casamadre italiana] emetterà fattura al cliente YYY per spedizioni nella città di WWW nello stato dell'Indiana dovremo applicare la sales tax?

In generale, Quickbooks [ndr: si tratta del programma di gestione della contabilità che il cliente usa per emettere le fatture nelle vendite in America] calcola automaticamente le tasse da applicare in fattura in base allo stato in cui è situato il cliente a cui fatturiamo? Oppure dobbiamo registrare il dato manualmente? "


La risposta di ExportUSA

"Buongiorno a voi.

Mi sembra di capire che la YYY a cui spedite sia in Indiana oppure nello stato di Washington. Voi siete una società del Wisconsin.
 

Quando si deve aggiungere la Sales Tax in fattura?

• WISCONSIN [stato di incorporazione della società]
  Per tutte le vendite con consegna nello stato del Wisconsin, dove la vostra società ha la sede, siete obbligati ad aggiungere la Sales Tax in fattura poi versarla allo stato facendo la dichiarazione ed il versamento trimestralmente.
   
• ALTRI STATI
  Quando la consegna avviene in altri stati, avete l'obbligo di aggiungere la Sales Tax in fattura SOLO dopo aver raggiunto alcune soglie dimensionali che varino da stato a stato. Generalmente la soglia dimensionale è di 200 ordini spediti nello stato oppure $200mila di vendite in quello stato [è il cosiddetto Nexus Economico]

Mi immagino che la YYY vi faccia spedire sempre e solo allo stesso indirizzo tutte le volte, per cui capiamo dove, controlliamo le soglie dimensionali di fatturato e agiamo di conseguenza.

I miei prodotti sono esenti da Sales Tax?

Serve una analisi stato per stato per capire se la sales tax è dovuta oppure no

Altra analisi da fare è di capire se, a prescindere da ogni altra considerazione, il vostro prodotto è soggetto o esente da Sales Tax. Il più delle volte i prodotti che sono incorporati in un altro prodotto [cuscinetti a sfera, guarnizioni, bulloneria, valvole industriali, flange, raccordi, parti di motore, etc. ovvero tutte le parti che vengono poi montate su una macchina agricola o di altro tipo o in sistema di automazione industriale ad esempio] sono ESENTI da Sales Tax [altra ricerca che va fatta di stato in stato]

Altre volte invece i prodotti che sono usati nelle attività di produzione in generale [macchinari e beni industriali] sono esenti da sales tax.

Sono esenti anche i prodotti che vengono venduti a chi poi a sua volta li rivende [ad esempio quando vendete ad un distributore che poi li rivende come pezzo di ricambio ai clienti finali] In questo caso quando vendete al distributore NON applicate la Sales Tax [la applicherà poi il distributore quando rivende il prodotto all'utilizzatore finale]

Considerazioni ulteriori in tema applicabilità della sales tax

Le altre fattispecie che creano nexus ai fini della sales tax in altri stati al di fuori dello stato di costituzione della società

Prima dicevamo che se vendete al di fuori dello stato in cui la società ha la sua sede allora la Sales Tax si applica solo dopo che avete raggiunto specifiche soglie dimensionali. Questo è vero MA, se avete un magazzino in un altro sito, oppure del personale, oppure un ufficio, oppure degli agenti, allora la Sales Tax è dovuta sempre anche per tutte le vendite effettuate in quello stato.

Questo perchè le fattispecie che ho appena citato di fatto valgono a creare una vostra stabile organizzazione in quello stato. Da tenere presente per il futuro. Attenzione: stabile organizzazione ai soli fini della sales tax e non anche della tassazione sul reddito.

Registrazione della società ai fini della sales tax

Per poter incassare e poi versare la sales tax serve registrarsi con ciascuno stato in cui la vostra società ha una stabile organizzazione ai fini della sales tax

Per poter aggiungere la Sales Tax in fattura, raccoglierla dal cliente e per poter fare le dichiarazioni ed i versamenti della Sales Tax trimestrali occorre PRIMA registrarsi con lo stato ed ottenere il cosiddetto numero di Sales Tax. Quindi serve tenere monitorata la situazione e l'avvicinarsi del raggiungimento delle soglie dimensionali di cui parlavamo.

QUICKBOOKS, fatturazione e tenuta della contabilità: basta impostare tutti gli stati in cui serve aggiungere Sales Tax in fattura e Quickbooks la calcola in automatico, la aggiunge in fattura e crea il rapporto mensile che servirà poi per fare la dichiarazione trimestrale della sales tax."
 

Soglia di minime di vendita annue per creare nexus economico nello stato ai fini della sales tax

La tabella pubblicata su questa pagina del sito di ExportUSA, riporta la soglia di vendita annua minima per creare nexus economico in uno stato ai fini della sales tax. Ogni stato ha soglie di fatturato diverse. Oltre alle vendite annue, un altro elemento necessario per creare nexus economico con lo stato è il numero di transazioni o di ordini conclusi nell'anno con lo stato di riferimento. Per ordini conclusi ci riferiamo ad ordini generati nello stato oppure a ordini che sono stati spediti ad un indirizzo all'interno dello stato di riferimento. Sia nel caso del fatturato che nel caso del numero di transazioni, si tratta di numeri minimi per fare scattare il nexus economico con lo stato.

Molti stati hanno eliminato il numero minimo di transazioni annue ai fini della creazione del nexus economico per la sales tax perchè creava un carico di lavoro amministrativo eccessivo rispetto al gettito fiscale generato.